Google Workspace for Education
Google Workspace for Education Fundamentals
In accordo con le linee guida del Piano Provinciale Scuola Digitale, l’Istituto Comprensivo Trento 2 adotta i servizi della piattaforma “Google Workspace for Education Fundamentals” con dominio @icomenius.it
INFORMAZIONI GENERALI
Con la piattaforma “Google Workspace for Education Fundamentals”, Google mette a disposizione delle scuole una serie di applicazioni per scopo didattico al fine di facilitare, sostenere e motivare l’apprendimento attraverso le nuove tecnologie.
Tutte le Google Apps supportano l’accesso tramite computer o tramite le app per dispositivi mobili (Android e iOS).
Le applicazioni della piattaforma Google consentono di gestire in modo efficace il flusso informativo all’interno dell’istituto attraverso un set di strumenti principali:
- GMail per la posta elettronica,
- Calendar per gestire gli impegni istituzionali (elenchi di cose da fare, promemoria per le attività, pianificare riunioni e tenere sempre tutto sotto controllo),
- Drive per la gestione e la condivisione dei documenti,
- Classroom, per la gestione di una classe virtuale nella quale lavorare attivamente e ricevere materiale aggiuntivo da parte degli insegnanti,
- Meet per partecipare ad eventi e/o svolgere riunioni e corsi a distanza, per creare momenti di incontro online tra docenti e alunni, e
- Sites per realizzare siti coinvolgenti senza alcuna difficoltà nella tua classe, e tutto senza bisogno di essere esperti di progettazione o programmazione,
- Google Apps (Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli), come strumenti per creare, collaborare e/o commentare elaborati digitali nell’ambito dei documenti di testo, dei fogli di calcolo e delle presentazioni multimediali, e per esercitarsi tramite i test dei moduli online come rapida valutazione delle conoscenze su uno specifico argomento.
L’ambiente di lavoro è un cloud sicuro, progettato per favorire la didattica, consentire agli insegnanti di creare e raccogliere i materiali didattici e i compiti, senza ricorrere a supporti cartacei, e per fornire documenti di studio e di riflessione. Tutte le applicazioni sono accessibili mediante un semplice browser, senza necessità di installare alcun software sui dispositivi personali.
La piattaforma è concessa in uso gratuito al personale in servizio, ai genitori e agli studenti ESCLUSIVAMENTE per utilizzo scolastico, per lo svolgimento delle attività didattiche e per la gestione dell’Istituto.
La piattaforma Google workspace for education non include annunci promozionali, non utilizza contenuti o dati degli studenti a fini pubblicitari.
La piattaforma viene utilizzata in conformità con standard di settore e requisiti come il GDPR.
CREAZIONE E ATTIVAZIONE DEGLI ACCOUNT
Docenti e ATA
Al personale scolastico in servizio presso il nostro istituto viene assegnato un account istituzionale nel dominio @icomenius.it
Nessuna limitazione alle email e all’applicazione Google Drive (e relativi file e applicazioni come Classroom e Sites) per gli account del personale scolastico.
Nella piattaforma Google Workspace sono stati configurati alcuni gruppi (mailing list) in modo da scambiare più velocemente email con gruppi di altri utenti del dominio @icomenius.it (es. docenti, classe, dipartimento, consiglio di classe, ecc).
La lista completa / elenchi dei gruppi email del nostro istituto è consultabile (per il solo personale scolastico) nel “Drive Condivisi” di istituto.
Genitori e Studenti
A tutti i genitori e agli studenti (dalla classe terza della scuola primaria alla classe terza della scuola secondaria di primo grado) viene assegnato un account istituzionale nel dominio @icomenius.it
Nessuna limitazione alle email per gli account dei genitori.
L’applicazione Google Drive (e relativi file e applicazioni come Classroom e Sites) è invece limitata ai soli domini @icomenius.it e @scuole.provincia.tn.it.
Gli account assegnati agli studenti sono invece limitati e funzionanti solo all’interno del dominio scolastico, permettendo così un ambiente di lavoro protetto: è possibile inviare e ricevere email solo da e verso account istituzionali @icomenius.it
(I responsabili degli studenti ricevono un’apposita comunicazione in merito all’Informativa per l’utilizzo della piattaforma Google Workspace d’istituto -informativa consultabile anche nel sito scolastico, pagina Privacy Policy-. In accordo con il referente Privacy del nostro istituto, al fine di ridurre l’elevato numero di stampe e la conseguente circolazione di documenti cartacei viene richiesto di esprimere il consenso in questione, in sostituzione della firma apposta sull’informatica cartacea, attraverso la sottoscrizione digitale della comunicazione inviata tramite messaggistica del registro elettronico mastercom.)
GESTIONE DELL’ACCOUNT
Tutti gli account sono configurati con il nome utente con la seguente regola: nome.cognome@icomenius.it (in caso di omonimia viene aggiunto un numero progressivo dopo il cognome, es. nome.cognome1@icomenius.it e nel cognome dell’utente viene indicato tra parentesi se studente, genitore, docente o altro). La password temporanea (da modificare al primo accesso) per le nuove attivazioni e/o a seguito di una richiesta di ripristino password/password dimenticata è comenius
Gestione password account
Tutti gli utenti possono modificare la password del proprio account in autonomia: https://support.google.com/accounts/answer/41078?hl=it
Gestione password account
Non è possibile invece recuperare e/o ripristinare in autonomia la password persa e/o dimenticata; per questa esigenza inviare una richiesta, indicando per gli studenti la classe frequentata, all’email di supporto (sito@icomenius.it).
È anche possibile attivare e configurare, per il proprio account istituzionale, l’autenticazione a due fattori: https://support.google.com/accounts/answer/185839?hl=it-CH
Durata dell’account
Il Rapporto per l’uso di “Google Workspace” con l’Utente ha durata corrispondente al percorso presso il nostro Istituto, l’account sarà cancellato terminato il periodo di servizio (per il personale scolastico) e del percorso di studio (per genitori e studenti) presso l’Istituto Comprensivo Trento 2, si ricorda che di conseguenza si cancelleranno automaticamente i dati e i lavori prodotti.
Pertanto si raccomanda di scaricare e salvare dal proprio account i materiali e i file di interesse entro tale data. Per esportare i propri dati dai servizi di Google è possibile utilizzare l’applicazione Google TakeOut.
L’esportazione consente di creare un archivio dei propri dati (E-mail, Documenti, Calendario, Foto, Contatti, Classroom, Drive, etc..) da importare:
- in altri ambienti di lavoro e/o applicazioni
- di effettuare il backup dei contenuti sul proprio PC
- di trasferire le E-mail e i file di Google Drive verso un altro account Google personale.
Nella procedura di TakeOut, dopo aver effettuato l’accesso con le proprie credenziali icomenius è possibile impostare:
- i tipi di dati relativi ad uno o più servizi Google da esportare;
- l’estensione della compressione degli archivi creati;
- una dimensione massima per gli archivi creati;
- una destinazione di salvataggio degli archivi una volta completata l’operazione di compressione.
Per esportare (Fare backup dei dati cioè copia di riserva sul proprio PC)
Attraverso il seguente link: https://takeout.google.com è possibile esportare una copia dei contenuti come backup o per utilizzarli con un servizio esterno a Google.
Per trasferire (Fare backup dei dati solo su altro account Google, ad esempio nel caso di trasferimento in altra scuola)
Attraverso il seguente link: https://takeout.google.com/transfer è possibile trasferire la tua email e i file di Google Drive su un altro Account Google.
Le istruzioni di come scaricare i dati sono disponibili sulle pagine di supporto di Google al seguente indirizzo: https://support.google.com/accounts/answer/3024190?hl=it
LE COMPONENTI DEL SERVIZIO ADOTTATE DALLA SCUOLA
Servizi di base: Attività, Calendario, Classroom, Compiti, Drive e Documenti, Gmail, Google Chrome Sync, Meet, Jamboard, Keep e Sites
Servizi aggiuntivi: Google Traduttore, Takeout, News, Google Play (store), Youtube (solo per genitori e personale scolastico)
Normalmente le applicazioni di google workspace (documenti, presentazioni, fogli di calcolo, drive, Sites, ecc.) vengono utilizzate nelle attività dell’ora di Informatica nella scuola secondaria di primo grado. Questa ora settimanale è inserita nel calendario orario delle lezioni, e prevede la codocenza di un docente di Tecnologia e un docente di Matematica.
Ad inizio anno scolastico viene predisposto per ogni classe della scuola secondaria di primo grado un corso classroom (un corso per classe con le varie discipline), inserendo anche i docenti del CdC e l’elenco degli alunni della classe. Il corso potrà essere utilizzato per assegnare e gestire attività curricolari e/o opzionali, materiali di studio e/o compiti, alcune attività delle classi terze come INVALSI ed esame di fine primo ciclo, ecc.
Per eventuali problemi di non iscrizione/visibilità dei corsi classroom di propria competenza, inviare una richiesta di supporto.
APPROFONDIMENTI
L’utilizzo di alcune applicazioni di Google, per poter dare attuazione al servizio richiesto, potrebbe comportare il trasferimento di dati al di fuori dell’Unione Europea.
Per ulteriori informazioni sulla configurazione della piattaforma e sui termini del servizio vi invitiamo a visitare le seguenti pagine web:
- Informazioni sulla privacy e la sicurezza di Google Workspace: https://support.google.com/a/answer/60762?hl=it
- Termini di servizio: https://www.google.com/policies/terms
- Norme sulla privacy: https://www.google.com/policies/privacy/
- Informativa sulla privacy adottata da Google Workspace for Education: https://workspace.google.com/terms/education_privacy.html
- Sicurezza e privacy di Google Meet per la scuola: https://support.google.com/a/answer/9822731?hl=it
Tutti gli strumenti di Google Workspace for Education sono descritti nel dettaglio nella pagina google dei prodotti Education (https://www.google.it/edu).
Per ulteriori informazioni, è disponibile una pagina aggiuntiva di Domande frequenti (FAQ) su privacy e sicurezza (https://support.google.com).
Nell’informativa sulla privacy di Google Workspace for Education Google fornisce informazioni sui dati che raccoglie e su come utilizza e divulga le informazioni che raccoglie dagli account G Suite for Education. Consigliamo di leggere l’intero documento, ma di seguito indichiamo le risposte ad alcune delle domande più comuni.
Quali informazioni personali raccoglie Google?
Quando crea un account studente, l’Istituto Comprensivo Trento 2 può fornire a Google determinate informazioni (nome e cognome, indirizzo email e la password dello studente). Quando uno studente utilizza i servizi di Google, Google raccoglie anche le informazioni basate sull’utilizzo di tali servizi, tra cui:
- Informazioni sul dispositivo, ad esempio modello di hardware, versione del sistema operativo, identificatori univoci del dispositivo e informazioni relative alla rete mobile, incluso il numero di telefono;
- Informazioni di log, tra cui dettagli di come un utente ha utilizzato i servizi Google, informazioni sugli eventi del dispositivo e indirizzo IP (protocollo Internet) dell’utente;
- Informazioni sulla posizione ricavate tramite varie tecnologie, tra cui l’indirizzo IP, GPS e altri sensori;
- Numeri specifici delle applicazioni, come il numero di versione dell’applicazione; infine
- Cookie o tecnologie analoghe utilizzate per acquisire e memorizzare le informazioni relative a un browser o dispositivo, come la lingua preferita e altre impostazioni.
In che modo Google utilizza queste informazioni?
Nei Servizi principali di Google Workspace for Education, Google utilizza le informazioni personali degli studenti per fornire, gestire e proteggere i servizi. Google non pubblica annunci pubblicitari nei Servizi principali e non utilizza a scopi pubblicitari le informazioni personali raccolte nei Servizi principali.
Nei Servizi aggiuntivi, Google utilizza le informazioni raccolte in tutti i Servizi aggiuntivi per fornire, gestire, proteggere e migliorare i servizi, per svilupparne di nuovi e per proteggere Google e i suoi utenti. Google può inoltre utilizzare tali informazioni per offrire contenuti personalizzati, ad esempio risultati di ricerca più pertinenti. Google può unire le informazioni personali derivanti da un servizio a quelle (comprese le informazioni personali) di altri servizi Google.
Google utilizza le informazioni personali degli utenti delle scuole per mostrare pubblicità mirata?
No.
Per gli utenti di Google Workspace Education delle scuole primarie e secondarie, Google non utilizza alcun dato personale (o associato a un account Google Workspace for Education) per mostrare annunci pubblicitari mirati nei Servizi principali o in altri Servizi aggiuntivi a cui l’utente ha eseguito l’accesso con un account Google Workspace for Education.
Mio figlio può condividere informazioni con altre persone utilizzando l’account Google Workspace for Education?
Possiamo consentire agli studenti di accedere a servizi Google come Documenti Google e Google Sites, che includono funzioni in cui gli utenti possono condividere informazioni con altri o pubblicamente. Quando gli utenti condividono informazioni pubblicamente, queste potrebbero essere indicizzate da motori di ricerca come Google.
Google divulga le informazioni personali di mio figlio?
Google non fornisce informazioni personali a società, organizzazioni e persone che non fanno parte di Google, ad eccezione dei seguenti casi:
- Dietro consenso del genitore o tutore. Google comunica le informazioni personali a società, organizzazioni e persone che non fanno parte di Google, che possono essere ottenute tramite le scuole che utilizzano Google Workspace for Education, se ha il consenso dei genitori (per i minori).
- Gli account Google Workspace for Education, in quanto account gestiti dalla scuola, consentono agli amministratori l’accesso alle informazioni in essi archiviate.
- Per elaborazione esterna Google può comunicare le informazioni personali a società affiliate o ad altre aziende o persone di fiducia di Google affinché li elaborino per conto e in base alle istruzioni di Google e nel rispetto dell’informativa sulla privacy di Google Workspace for Education e di eventuali altre misure appropriate relative a riservatezza e sicurezza.
- Per motivi legali Google comunica informazioni personali a società, organizzazioni o persone che non fanno parte di Google qualora ritenga in buona fede che l’accesso, l’utilizzo, la conservazione o la divulgazione di tali informazioni siano ragionevolmente necessari per:
- Adempiere a leggi o norme vigenti, procedimenti legali o richieste governative obbligatorie.
- Applicare i Termini di servizio vigenti, compresi gli accertamenti in merito a potenziali violazioni.
- Individuare, prevenire o far fronte in altro modo a frodi, problemi tecnici o di sicurezza.
- Tutelare i diritti, la proprietà o la sicurezza di Google, degli utenti di Google o del pubblico, come richiesto o consentito dalla legge.
Inoltre, Google condivide pubblicamente e con i propri partner informazioni non personali, ad esempio le tendenze di utilizzo dei propri servizi.
Vi invitiamo anche a prendere visione delle privacy policy dell’Istituto e della normativa vigente in materia di trattamento dati, contenuta nelle seguenti disposizioni normative:
- Reg. Ue 2016/679 sulla protezione dei dati;
- Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
TUTORIAL GOOGLE WORKSPACE
In questa sezione si elencano dei collegamenti alla documentazione di Google per l’utilizzo dei vari prodotti e servizi offerti dalla piattaforma Google Workspace in uso nel nostro Istituto.